CRM-Daten in 2022 - Warum Sie die manuelle Eingabe beenden müssen

Wir raten Ihnen dringend, das Jahr 2022 dazu zu nutzen, die manuelle Wartung Ihrer CRM-Daten zu stoppen und auf Automatisierungsprozesse umzusteigen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Probleme durch die manuelle Eingabe und Aktualisierung Ihrer CRM-Daten entstehen und wie Sie diese mithilfe von Automatisierung nicht nur vermeiden, sondern insgesamt besser und sicherer vorgehen.

Fehlerquellen bei der manuellen Dateneingabe

Eine einwandfreie Qualität der Kundendaten ist für Unternehmen unabdingbar, denn die CRM-Datenbank bietet die Basis für gute Kundenbeziehungen und das Kontaktdatenmanagement.

Die manuelle Aktualisierung Ihrer Daten ist dabei mit einigen Nachteilen verbunden. Fehler sind menschlich und so kann es bei der manuellen Datenpflege zu Unstimmigkeiten kommen. Vor allem beim Import größerer Datensätze gibt es im Laufe der Zeit meistens Abweichungen in den Datensätzen. Dies kann durch das ungewollte und unbewusste Überschreiben wichtiger Daten im alten Datensatz geschehen. Unter Umständen bleiben Fehler bei der Dateneingabe unbemerkt und nicht immer gibt es eine Back-up-Version, mit der alte Datensätze wiederhergestellt werden können. Die fehlerhaften Daten anschließend zu bereinigen ist bestenfalls mühselig und im schlimmsten Fall unmöglich.

Natürlich können Fehler ebenfalls durch das System entstehen. Mögliche Systemfehler können sein:

• Abbruch des Importvorgangs
  
  
• Teile eingetragener Daten werden nicht richtig gespeichert
  
  
• Es werden nicht alle Daten vollständig übernommen 
  
  
  

Ihre Mitarbeiter sind darauf angewiesen, dass das System einwandfrei funktioniert, und können in aller Regel nicht prüfen, ob die eingegebenen Daten korrekt übernommen wurden. Bei einer automatisierten Datenaktualisierung gibt es typischerweise detaillierte Fehlerberichte, die es ermöglichen, eventuelle Fehler nachzuverfolgen. Solche Berichte gibt es bei einer manuellen Dateneingabe nicht, sodass sich nicht nachvollziehen lässt, ob Fehler aufgetreten sind und welche Datensätze betroffen sind.

Verlorene Arbeitszeit durch die manuelle Eingabe

Ein weiterer Nachteil der manuellen Datenpflege besteht darin, dass Sie wertvolle Arbeitszeit aufwenden, die gleichzeitig für andere Vertriebstätigkeiten verloren geht. HubSpot fand heraus, dass 72 % der Vertriebler eine volle Stunde oder mehr Zeit damit verbringen, Daten in ihr CRM einzutragen. Auch wenn diese Zahlen aus 2016 stammen, sind sie in Unternehmen, die CRM-Daten manuell pflegen sicherlich immer noch tagesaktuell. Mit der manuellen Eingabe sinkt gleichzeitig auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und die Qualität des CRM selbst, denn die manuelle Dateneingabe und der manuelle Import aus externen Datenbanken stellen eine Gefahr für Qualität, Validität und Integrität der Daten dar. Dennoch gibt es immer noch viele Unternehmen, deren Vertriebler etliche Zeit damit zubringen, genau dies zu tun.

Vorteile einer automatisierten Dateneingabe

Durch eine Automatisierung der Datenpflege in Ihrem CRM erhalten Sie etliche Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre CRM-Daten. Einige davon sind:

• Zeitersparnis und Kostensenkung
  
  
• Volle Kontrolle
  
  
• Reduktion von Fehlern und Risiken
  
  
• Mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz
  
  
• Flüssig laufende Unternehmensprozesse
  
  
• Einfache Synchronisation Ihrer Daten
  
  

Problemlöser: Automatisierung

Ihr CRM kann über Integrationen mit anderen Systemen verbunden werden. Dies ermöglicht einen wechselseitigen Datenaustausch der Systeme. Gute CRM-Systeme wie HubSpot bieten vielseitige Integrationsschnittstellen, an denen Sie unzählige externe Tools und Services an das System anbinden können. Dazu zählen zum Beispiel Warenwirtschaftssysteme oder Buchhaltungssysteme. Über die Schnittstelle können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten in Echtzeit von externen Tools in Ihr CRM fließen und andersherum. So bleiben Ihre Daten in allen Systemen auf dem aktuellen Stand – werden in einem System Änderungen an einem Datensatz vorgenommen, werden diese Änderungen in allen anderen Systemen automatisch übernommen.

Zusätzlich profitieren Sie bei HubSpot von einer automatischen Datensynchronisation. Dabei können Sie selbst bestimmen, welche Datensätze mit welchen Eigenschaftsfeldern synchronisiert werden sollen. Ist ein Feld nicht aufgeführt oder zugeordnet, wird es nicht synchronisiert. So kann das Risiko minimiert werden, versehentlich Daten zu überschreiben.

Datensynchronisation in HubSpot

In HubSpot werden Kontakte automatisch zu Ihrer Datenbank hinzugefügt, sobald ein Besucher ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt. Dabei können Sie festlegen, welchem Eigenschaftsfeld in Ihrem CRM eine Kontaktinformationen zugeordnet werden sollen. So können Sie beispielsweise das Formularfeld „E-Mail“ mit dem Eigenschaftsfeld „E-Mail“ in Ihrem CRM verknüpfen.

Auch Deals und Vertriebsaktivitäten wie E-Mails, Aufgaben, Notizen, Meetings und Anrufe können mit Kontakten in Ihrer Datenbank verknüpft werden. Die Vertriebsaktivitäten werden in einem Aktivitätsverlauf angezeigt und sind für Ihr Vertriebs- und Marketingteam so leicht nachzuverfolgen. Durch die Verknüpfung von Kontakten mit Unternehmen können Sie mehr über die geschäftlichen Herausforderungen und Interessen der Unternehmen erfahren und gleichzeitig bestimmen, wie Sie die individuellen und unternehmensspezifischen Anforderungen am effektivsten erfüllen können. HubSpot kann diese Zuordnung automatisch auf der Grundlage der E-Mail-Domänen erstellen.

Durch die Automatisierung erhöht sich die Qualität Ihrer Daten und Ihren Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Auch wenn Sie große Datenmengen verschieben, bleibt die Qualität und Integrität der Daten mithilfe von Automatisierung jederzeit gewährt und sie erhalten zudem eine bessere Kontrolle über Ihre Daten.

Wie Sie 2022 mit Ihren CRM-Daten umgehen sollten: Unser Fazit

Die manuelle Dateneingabe sollte im Jahr 2022 längst der Vergangenheit angehören. Haben Sie Ihre CRM-Daten bis heute manuell gepflegt, sollten Sie dieses Jahr dazu nutzen, Ihr CRM in eine Marketingautomatisierungssoftware zu integrieren, um Ihnen und Ihren Mitarbeitern so das Leben zu erleichtern. Plattformen wie HubSpot bieten beide Funktionalitäten sogar in einer Benutzeroberfläche. Durch eine automatisierte Dateneingabe lässt sich nicht nur Zeit sparen – Sie erhöhen gleichzeitig die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und die generelle Qualität Ihrer CRM-Daten.

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